Dans le langage « subliminal » de la plupart des grandes entreprises, une optimisation signifie opérer une réduction des prestations. Il en va de même dans le domaine du Facility Management, où les mesures d’optimisation s’apparentent clairement à une réduction de la qualité, du volume et/ou des prix.
Si la démarche peut se comprendre, il faut se garder de vouloir généraliser ces mesures, car elles peuvent avoir des effets pervers à moyen terme et générer plus de problèmes que de solutions.
Certes, rationaliser fait souvent partie de l’arsenal visant à améliorer le compte de pertes et profits mais peut aussi se comprendre comme une amélioration des processus, une simplification des approches, voire une combinaison entre plusieurs prestations qui forment désormais un ensemble unique.
La première réflexion consiste à redéfinir la stratégie si le besoin se fait sentir,: que voulons-nous obtenir en matière de Facility Management ? qu’est-ce qui est indispensable en terme d’image, de sécurité, de qualité et qu’est-ce qui représente plutôt un souhait ou une exigence purement interne ? Les anglo-saxons font cette intéressante différenciation entre le « need » et « nice to have ».
Passé ce cap, il faut analyser si la prestation FM est applicable de manière indifférenciée sur tout le portefeuille ou doit être adaptée en fonction de l’utilisation notamment. Enfin, il faut savoir combiner les objectifs FM avec ceux de l’entreprise. A titre d’exemple, on peut citer la maintenance préventive : avec celle-ci, permet-on vraiment d’allonger la durée de vie des installations ? et si oui, quel est le gain entre ces interventions et la valeur résiduelle de l’installation ?
Ce petit exemple montre que « l’optimisation » souvent mise en avant lors de mesures de réduction de charges peut se transformer en investissements plus importants sur le moyen terme. Il n’y a pas de réponse juste ou fausse mais il est important de réfléchir aux conséquences avant toute mesure forte.
Enfin, lorsqu’on travaille avec un prestataire externe, il faut avoir le courage de mettre tous les éléments dans la balance et discuter avec ce dernier de ce qui pourrait être optimisé et quelles pourraient être les pistes pour atteindre les objectifs. Une décision unilatérale avec une pression sur le prestataire n’est, selon notre expérience, que de la poudre aux yeux : les repas gratuits n’existent pas à notre connaissance : quelqu’un finit toujours par payer et souvent, c’est le client !
C’est ainsi qu’une optimisation ne doit pas forcément se transformer en réduction…
Bonnes réflexions, bon courage, bel automne et bonnes lectures