Même si le télétravail n’est certainement pas « LA » solution pour toutes et tous, cette nouvelle organisation du travail peut être une belle occasion de repenser la gestion des documents de et dans l’entreprise.
Quelques réflexions pour démarrer :
- Pourrions-nous optimiser nos processus de création et de gestion des documents entrants et sortants de l’entreprise ?
- Pourrions-nous supprimer le support papier au profit d’une forme digitale pour nos documents internes ?
- Pourrions-nous réduire, voire supprimer les tournées courriers internes en créant des cases postales internes ?
- Nos clients ne seraient-ils pas également heureux de ne recevoir les documents que sous forme électronique ?
- Avec la digitalisation, combien d’armoires de rangement de documents et d’archives pourrions-nous supprimer au profit de plus d’espaces utiles pour nos collaborateurs ?
- Pouvons-nous facilement intégrer la digitalisation dans notre technologie informatique et pouvons-nous augmenter la sécurité dans ce domaine ?
Il ne s’agit-là que de quelques exemples mais qui peuvent avoir une résonnance particulière à l’heure où beaucoup de collaborateurs administratifs souhaitent effectuer des tâches en télétravail au moins 1-2 jours par semaine.
On peut considérer à tort que la digitalisation d’une entreprise n’est qu’une formalité administrative or cela n’est pas une mince affaire. Il est indispensable d’intégrer un grand nombre de points afin que cette opération soit un succès : processus et instances décisionnels, flux de documents, technologie, numérisation et numérotation, classement, scannage, codes barre ou QR code, etc.
La digitalisation formelle des documents n’est que le résultat d’une importante démarche qui doit être menée avec rigueur et avec des conseillers techniques externes qui connaissent souvent mieux le marché, ses contraintes mais surtout les expériences d’autres clients.
Il faut se garder de demi-solutions qui sont souvent plus couteuses que bénéfiques pour l’entreprise et les collaborateurs. L’expérience montre malheureusement que trop d’entreprises sélectionnent un produit de digitalisation avant d’avoir mené à terme la réflexion.
Bonne digitalisation (si cela n’est pas déjà fait) et bonne lecture. A bientôt