Face aux défis croissants liés à la gestion des infrastructures, de plus en plus d’entreprises choisissent d’externaliser leurs prestations du Facility Management (FM).
Cette approche permet de se recentrer sur le cœur de métier tout en confiant à des experts la gestion des services techniques, de maintenance, de nettoyage ou encore de sécurité.
Cependant, pour maximiser les bénéfices de cette externalisation et éviter les déconvenues à moyen terme, il est crucial d’aborder ce choix avec méthode.
Les bonnes raisons d’externaliser le facility management
• Accès à une expertise spécialisée Les prestataires de FM sont des professionnels expérimentés dans leur domaine. En externalisant, vous bénéficiez de leurs compétences, de leur connaissance des normes et des technologies, et de leur capacité à fournir des solutions adaptées.
• Réduction des coûts et optimisation budgétaire Externaliser permet de transformer des coûts fixes en coûts variables. Les prestataires peuvent mutualiser les ressources et offrir des économies d’échelle, réduisant ainsi les charges pour l’entreprise.
• Flexibilité et adaptabilité Les prestataires de FM peuvent ajuster leurs services en fonction des besoins évolutifs de votre entreprise (croissance, réduction des espaces, transformation numérique, etc.). Cette agilité est difficile à obtenir avec des équipes internes rigides.
• Concentration sur le cœur de métier En déléguant les tâches non stratégiques, les entreprises peuvent allouer plus de temps et de ressources à leurs activités principales, favorisant ainsi la performance globale.
• Amélioration de la qualité et de la conformité Les prestataires spécialisés s’engagent souvent à respecter des indicateurs de performance (KPI) et veillent à ce que les services soient réalisés selon des standards élevés et conformes aux réglementations.
Points essentiels pour éviter les déconvenues à moyen terme
• Définir des besoins clairs et mesurables Avant de signer un contrat, identifiez vos besoins spécifiques et traduisez-les en objectifs mesurables (KPI). Un cahier des charges bien rédigé est la base d’une collaboration réussie.
• Choisir le bon prestataire • Évaluez la réputation et les références des prestataires potentiels. • Assurez-vous qu’ils disposent des certifications nécessaires et qu’ils partagent vos valeurs (durabilité, innovation, service client).
• Établir un contrat solide et transparent
Prévoyez des clauses détaillées sur : • Les niveaux de service (SLA). • Les mécanismes de révision des prestations et des prix. • Les processus de gestion des litiges et des fins de contrat.
• Mettre en place un suivi rigoureux • Implémentez un système de reporting régulier pour évaluer la qualité et le respect des engagements. • Organisez des réunions périodiques pour ajuster les services en fonction des besoins.
• Éviter la dépendance totale Maintenez une certaine autonomie interne en désignant un responsable FM en interne pour coordonner et superviser le prestataire. Cela limite les risques liés à une éventuelle rupture de contrat.
• Anticiper les évolutions futures Assurez-vous que le prestataire est capable d’accompagner votre entreprise dans ses futurs projets (digitalisation, expansion, nouvelles réglementations).
Conclusion
L’externalisation des prestations du Facility Management est un levier stratégique pour améliorer l’efficacité opérationnelle et optimiser les coûts. Toutefois, elle nécessite une approche réfléchie, avec une planification rigoureuse et un suivi continu.
En choisissant le bon partenaire et en établissant une relation de confiance, votre entreprise pourra bénéficier d’une collaboration gagnante sur le long terme.
Bonne lecture et à bientôt