Combien de projets sont-ils arrêtés avant terme et pourquoi le sont-ils ?
Le premier problème se situe souvent au tout début du processus : le cadre du projet et le mandat ne sont pas clairs, les objectifs sont approximatifs et les moyens ne sont pas définis. Il est rare que cela puisse bien se terminer avec de telles incertitudes initiales.
Un deuxième problème survient lorsque les compétences ne sont pas clairement attribuées. Cette tendance à ne pas trancher dans ce domaine est souvent la source de bien des désillusions. Tout le monde se croit compétent ou au contraire, personne ne se sent responsable.
Lorsqu’on confie les clés de sa voiture, il faut bien admettre quelqu’un d’autre la conduise, non ? Combien de fois d’autres personnes ou entités interviennent pour changer le cours du projet ? Trop souvent malheureusement ce qui peut aller jusqu’à totalement bloquer le projet voire, ce qui est pire encore, le pervertir.
Un troisième problème apparaît avec la durée : un projet interminable ne connaîtra jamais une fin heureuse car les ressources vont s’épuiser, l’objectif sera modifié et les sponsors auront disparus. Même s’il faut se garder d’aller trop vite, il faut que les délais demeurent raisonnables.
Tout ceci semble tellement évident, mais l’expérience montre que ces « défis » sont trop souvent présents dans la pratique.
Il est important de pouvoir poursuivre le projet jusqu’à terme en définissant les axes et les étapes de manière précise. Si l’administratif n’est pas la partie la plus attractive d’un projet, il s’agit d’un passage obligé qui permet d’éviter bien des surprises et des désagréments.
Lorsqu’on a « canalisé » les trois premiers « défis », la partie n’est pas encore gagnée car de nombreux éléments exogènes viennent perturber le processus : la communication chancelante, les changements impromptus d’équipes, les coupures budgétaires, le désintérêt soudain, etc.
C’est la raison pour laquelle, les projets d’une certaine importance doivent être conduits par des professionnels aguerris et reconnus. Ces pros de la gestion de projets et des processus sont alors les gardiens de la rectitude et des résultats.
Aller au bout du processus ne signifie pas que l’on doive foncer tête baissée malgré les vents contraires. Il s’agit plutôt de conserver le cap dans un monde fait d’aléatoires et savoir adapter les voiles si le vent change de bord.
Bon vent, bonne lecture.