L’union fait la force nous enseigne l’adage. Cela semble évident pour beaucoup même si de nombreuses entreprises, petites ou grandes, ne semblent pas avoir bien compris le concept…
La nouvelle normalité en matière d’espaces de travail « post COVID » consiste notamment à combiner le présentiel avec le distanciel : encore faut-il que les employés souhaitent revenir à leur place de travail. Alors comment faire ?
Au-delà de la conception des nouveaux espaces de travail qui est affaire de spécialistes et qui implique un changement de paradigme, la première démarche consiste à regrouper les idées et les personnes des domaines RH, de l’immobilier et du Facility Management (FM).
Ces entités pensent souvent qu’elles peuvent travailler en autarcie en matière d’espaces de travail sans se préoccuper des autres. Soyons clairs : cette approche est vouée à l’échec.
Alors que l’immobilier se préoccupe de stratégie de bâtiments, d’emplacements et de surfaces et que le FM cherche à optimiser la gestion des infrastructures et des services aux utilisateurs, les RH se focalisent – en général – sur les aspects sociaux et humains. Chacun est naturellement maître dans son domaine, mais une saine émulation et collaboration est indispensable.
Il n’est malheureusement pas rare que ces diverses entités travaillent en silo, sans se préoccuper des objectifs des autres : le résultat ne peut être que chaotique et incohérent pour les employés-utilisateurs-consommateurs. Comment faire :
• Avoir un sponsor fort mais « neutre et apolitique » : une âme bienveillante qui poussera le projet et le soutiendra du début à la fin et au-delà des tempêtes émotionnelles. Le CFO n’est en général pas la bonne personne…
• Disposer d’une stratégie claire en matière de développement des collaboratrices et collaborateurs y compris dans le domaine de la sécurité au travail (Health & Safety)
• Nommer un chef de projet reconnu, apprécié pour son professionnalisme, sa détermination et sa bienveillance.
• Créer une plateforme d’échange pluridisciplinaire (RH, immobilier, FM, etc.) dans le domaine des espaces de travail afin de collecter le maximum d’informations.
• Disposer d’une petite équipe dédiée composée de spécialistes de tous âges et toutes fonctions.
• Chercher des référents internes et/ou externes qui jouent les rôles d’incitateurs, de challengers.
On pourrait citer encore d’autres ressources importantes, mais l’essentiel consiste à mettre en commun les connaissances, les expériences et les exigences afin de créer la meilleure solution possible pour l’entreprise. C’est là que l’immobilier, les RH et le FM doivent montrer leurs capacités à travailler ensemble.
Si Rome ne s’est pas faite en un jour, un concept d’espaces de travail non plus : si c’était le cas, cela se saurait et de nombreux spécialistes seraient au chômage depuis des lustres…
Avec la pandémie COVID-19 et le « redémarrage » que cela a nécessairement provoqué, gageons que la plupart des CEO des entreprises sauront s’organiser en conséquence.
Bon courage, bonnes réflexions et bonne lecture.