Externaliser une partie des prestations « non centrales » (« non core business ») de l’entreprise signifie pactiser avec le diable pour certains patrons, tant la perte potentielle de maitrise de l’opérationnel semble représenter une crise existentielle. Il est intéressant de constater que ces mêmes chefs d’entreprises sont capables de faire produire certaines pièces ou partie d’installations ou produits à l’autre bout du monde, mais sont incapables de faire confiance à leurs voisins…
Que l’on soit clair dès le début : externaliser des prestations ne résout pas tous les problèmes, mais permet souvent de mieux les anticiper, les gérer, les canaliser. A cela, il faut ajouter que si le premier travail d’optimisation n’a pas été effectué par vos soins, ce ne sont pas les prestataires externes qui s’en chargeront pour vous.
Externaliser demande de travailler avec subtilité et avec une vision à moyens termes. Cela demande également un rapport de confiance avec le partenariat comme devise : A la signature d’un contrat de prestations externes, il faut que les deux parties soient gagnantes, faute de quoi, les problèmes récurrents vont surgir sur la durée.
Externaliser des prestations demande un travail préparatoire intense et structuré, en tout cas lors de l’élaboration de la première génération des contrats. Il faut « penser à l’impensable », savoir où l’on veut mettre le curseur en matière de volumes, de qualité, d’horaires, d’organisation, de délégation de compétences, etc.
Dit autrement, une externalisation de prestations ne s’improvise pas, même pour des services qui peuvent sembler extrêmement simples à réaliser…
Lors de l’externalisation de prestations, certains patrons sont démunis, ce qui est légitime : Il faut pouvoir s’appuyer sur les connaissances de personnes – internes ou externes – qui disposent de l’expertise suffisante, mais qui ne soient pas parties prenantes au contrat ! Ainsi, avec la meilleure volonté du monde, les futurs prestataires ne peuvent pas être les conseillers : c’est contre nature déontologiquement parlant.
Avant toute démarche, les responsables de l’entreprise devraient se poser (à minima) les questions suivantes :
• Quels sont les objectifs de l’externalisation ? compétences et formation, aspects financiers, délégation des risques, masse critique, etc.
• Quelle est la surface d’externalisation souhaitable et voulons-nous travailler étape par étape ? un ou plusieurs services.
• Sommes-nous organisés pour une externalisation ? si non, que faisons-nous à ce sujet ? outils financiers, informatique, organisation.
• Avons-nous les bonnes connaissances et les bons outils pour préparer une externalisation ? avis d’experts, chiffres-clés.
• Serons-nous capables de faire confiance à des prestataires externes qui vont intervenir sur notre « territoire » ?
• Quel genre de prestataire voulons-nous ? prestataire global ou plusieurs prestataires, travail avec des « locaux ».
Comme on le voit, il faut que l’entreprise se pose les bonnes questions avant même d’avoir contacté un prestataire. Il faut souligner qu’il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses mais il faut être parfaitement orienté sur ce que l’on veut atteindre et quelles sont les étapes à franchir.
Enfin, externaliser permet de donner une autre dynamique et la communication à ce sujet est essentielle afin que toutes et tous soient informés des tenants et aboutissant d’une telle démarche.
Bonne lecture et à bientôt.