Dans le monde de l’entreprise, la complexité est souvent justifiée lorsqu’elle apporte une réelle valeur ajoutée, qu’elle soit technique, émotionnelle ou financière. Pourtant, l’acte de simplifier constitue bien souvent un défi plus ardu et infiniment plus enrichissant.
Au fil de ma carrière, j’ai maintes fois entendu des dirigeants tenir, dans une même phrase et sans percevoir la contradiction : « Allez à l’essentiel », tout en ajoutant aussitôt : « Mais il faut tenir compte de A, B et C, et consulter X, Y et Z ». Je me suis souvent dit : « Chef, un jour, il faudra choisir. »
Au-delà de cette anecdote, simplifier reste l’une des tâches les plus complexes en entreprise, tant les intérêts divergents, les directives sont contradictoires, les processus lourds et parfois les incompétences sont trop nombreuses.
Prenons une comparaison : nous touchons au graal lorsque nous voyons un artiste ou un sportif atteindre des sommets avec une telle grâce et une telle simplicité dans le mouvement que l’on croirait l’effort inexistant. Or, un travail colossal se cache derrière cette aisance apparente.
Dans le monde économique, simplifier semble une gageure, tant sur le plan technique que communicationnel. Trop simple, personne n’adhère à l’idée ; trop complexe, plus personne ne la comprend.
Simplifier un processus, c’est supprimer des étapes intermédiaires dont dépendent certaines entités ou personnes. Retirer « leur case » du schéma, c’est réveiller le tigre qui sommeille en eux.
Ce syndrome se retrouve dans la gouvernance de projet : le nombre d’instances à consulter est souvent pléthorique, nuisant à l’efficacité. La situation devient critique lorsque le service juridique remet en cause le modèle économique, que la conformité (compliance) impose des critères compromettants, ou que les achats (procurement) exigent un contrat renouvelable tous les deux ans, alors que les usages du secteur tablent sur des échéances de cinq à dix ans.
S’il est toujours légitime de consulter, cela doit se faire avec simplicité et efficacité. Chacun doit rester dans son rôle ; autrement, le projet prend du retard et devient insaisissable.
Simplifier n’est pas seulement un acte militant, c’est un art. Il s’agit d’identifier l’essentiel et l’accessoire, et d’accepter qu’un résumé ne soit pas un traité exhaustif. Trop de dirigeants et de cadres se complaisent dans la complexité. Pourquoi ? Une piste de réponse réside peut-être dans le manque de responsabilisation. Si un projet échoue, personne n’est seul responsable puisque tout le monde y a contribué…
Un produit peut être techniquement complexe, mais le processus pour le réaliser devrait rester aussi limpide que possible. Parfois, une série d’étapes complexes mène à une réalisation épurée, comme dans l’ameublement ou la construction. Les plus grands succès sont ceux que l’on peut visualiser en un geste et expliquer en une phrase.
À l’heure où il semble nécessaire de placer un juriste à chaque étape d’un processus, la partie n’est pas gagnée. Heureusement, certaines petites entreprises ne s’embarrassent pas (encore) de toutes ces lourdeurs.
Bonne lecture et plein succès dans vos démarches de simplification.